Moderne Lösung für flexiblen Gästeservice
Digitale Lösungen gegen Personalmangel: Hotels setzen auf smarte Services
Der anhaltende Fachkräftemangel in der Hotellerie zwingt immer mehr Betriebe dazu, auf digitale Technologien zu setzen, um den Gästeservice effizient und zuverlässig sicherzustellen. Laut dem DEHOGA fehlten bereits im Jahr 2023 über 65.000 Mitarbeitende im deutschen Gastgewerbe – Tendenz weiter steigend. 1
Gleichzeitig steigen die Erwartungen der Gäste an Flexibilität, Schnelligkeit und Servicequalität. Besonders der Check-in-Prozess stellt viele Hotels vor große Herausforderungen, vor allem bei späten oder kurzfristigen Anreisen, wenn keine rund um die Uhr besetzte Rezeption vorhanden ist.
Eine Lösung, die sowohl den Hotelbetrieb entlastet als auch den Gästen maximalen Komfort bietet, sind moderne Check-in-Kioske. Diese digitalen Terminals ermöglichen einen schnellen, kontaktlosen und rund um die Uhr verfügbaren Check-in und ganz ohne Personal.
Doch was genau verbirgt sich hinter einem Check-in-Kiosk? Wie funktioniert er und warum ist er gerade in Zeiten des Fachkräftemangels eine unverzichtbare Unterstützung für Hoteliers? Im Folgenden beleuchten wir die Funktionsweise, die wichtigsten Vorteile und zeigen, warum der SoftTec Check-in-Kiosk zu den besonders durchdachten Lösungen am Markt zählt.
Was ist ein Checkin-Kiosk?
Ein Checkin-Kiosk (auch Hotelomat genannt) ist ein automatisiertes Self-Service-Terminal, das Hotelgästen einen schnellen, kontaktlosen und vollständig personalfreien Check-in ermöglicht. Nach Eingabe der Buchungsdaten können Gäste direkt am Gerät Zusatzleistungen buchen, digital bezahlen und ihre Schlüsselkarte sowie den Beleg sofort erhalten.
Der gesamte Check-in-Prozess läuft rund um die Uhr ab – unabhängig von Rezeptionszeiten oder verfügbareren Mitarbeitenden. Moderne Check-in-Kioske sind direkt mit der Hotelsoftware verknüpft und erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen, beispielsweise im Bereich Meldewesen. Sie bieten Hoteliers eine effektive Lösung gegen Fachkräftemangel, steigende Erwartungen der Gäste und den Bedarf nach automatisierten Prozessen im Hotelbetrieb.
Was sind die Vorteile eines Checkin-Kiosks?
Ein moderner Checkin-Automat bringt zahlreiche Vorteile sowohl für Hotelgäste als auch für die Hoteliers. Durch die 24/7-Verfügbarkeit ermöglicht der Kiosk maximale Flexibilität beim Anreiseprozess und verbessert das Gästeerlebnis nachhaltig. Der digitale Check-in ist intuitiv, schnell und papierlos – Warteschlangen an der Rezeption gehören der Vergangenheit an.
Auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht überzeugt die automatisierte Lösung: Der SoftTec Check-in-Kiosk kann problemlos bis zu 150 Check-ins abwickeln – ganz ohne manuelle Unterstützung durch das Personal. Das reduziert nicht nur den Arbeitsaufwand erheblich, sondern steigert auch die Kosteneffizienz: weniger Personalbedarf, geringerer Materialverbrauch und ein insgesamt ressourcenschonender Betrieb.
Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel und steigenden Betriebskosten sind digitale Lösungen wie der Check-in-Kiosk ein klarer Wettbewerbsvorteil für moderne Hotels.
Hotelklassifizierung verbessern mit Self-Check-in-Lösungen
Der Einsatz eines Self-Check-in-Kiosks bietet nicht nur praktische Vorteile im Alltag, sondern wirkt sich auch positiv auf die Hotelklassifizierung aus. Im Rahmen der überarbeiteten Kriterien der Hotelstars Union gewinnen Themen wie Digitalisierung und Automatisierung zunehmend an Bedeutung.
Hotels können nun wertvolle Klassifizierungspunkte sammeln, wenn sie vollautomatische Check-in- und Check-out-Services anbieten. Während Betriebe mit bis zu drei Sternen sogar vollständig rezeptionslos geführt werden dürfen, können insbesondere 3-Sterne-Hotels ihren Rezeptionsaufwand deutlich reduzieren, sofern ein 24-Stunden-Self-Check-in zur Verfügung steht.
Ein moderner Check-in-Kiosk trägt somit nicht nur zur Betriebseffizienz bei, sondern kann auch einen direkten Einfluss auf die Sternebewertung eines Hotels haben – ein echter Pluspunkt im zunehmend digitalen Wettbewerb.
Warum ist der SoftTec Check‑in‑Kiosk eine besonders gute Lösung?
Der SoftTec Checkin-Kiosk vereint innovative Technologie mit praxisorientierter Funktionalität – perfekt für Hotels, die ihre Abläufe digitalisieren und gleichzeitig das Gästeerlebnis verbessern möchten. Der Kiosk ermöglicht einen vollständig kontaktlosen 24/7-Check-in, wahlweise per QR-Code oder manueller Dateneingabe. Zusätzlich können Gäste direkt am Terminal Zusatzleistungen buchen, bezahlen, Schlüssel- und Ersatzkarten erstellen und sogar spontane Walk-in-Buchungen sind möglich.
Dank der direkten Anbindung an die SoftTec Cloud Hotelsoftware werden alle Checkin-Daten automatisch und in Echtzeit an das System übertragen. Die nahtlose Integration sorgt für einen reibungslosen Ablauf, optimiert interne Prozesse und steigert die Effizienz im gesamten Hotelbetrieb.
Der SoftTec Checkin-Kiosk ist damit eine intelligente, zukunftssichere Lösung für Hotels, die auf Flexibilität, Automatisierung und höchsten Gästekomfort setzen.
Erfolgreich im Einsatz: Der SoftTec Check-in-Kiosk überzeugt in der Praxis
Dass der SoftTec Check-in-Kiosk nicht nur technisch überzeugt, sondern auch im Hotelalltag eine echte Unterstützung ist, belegen zahlreiche positive Rückmeldungen zufriedener Kund:innen. Bereits 2023 wurde das System mit dem renommierten Tophotel Star Award in der Kategorie „Effizienz“ ausgezeichnet.
Auch SoftTec-Kundin Katrin Ebel-Becher von den Holledau Appartements zeigt sich begeistert: „Der Check-in-Kiosk gibt meinen Gästen die Möglichkeit, rund um die Uhr flexibel anzureisen. Da ich nicht ständig vor Ort sein muss, erleichtert mir das meinen Arbeitsalltag ungemein.“
Solche Stimmen machen deutlich: Der SoftTec Kiosk ist nicht nur eine technologisch ausgereifte Lösung, sondern auch ein echter Gewinn im täglichen Betrieb.
Digitale Lösung mit Mehrwert für Gäste, Team und Hotelbetrieb
Ob zur Bewältigung des Personalmangels, zur Optimierung interner Prozesse oder zur Steigerung der Gästezufriedenheit – ein Check-in-Kiosk bietet vielseitige Vorteile, die weit über den Empfangsbereich hinausgehen.
Gerade in Hotels mit begrenzten personellen Ressourcen ist der Einsatz eines Self-Service-Terminals eine nachhaltige Investition, die sowohl Effizienz als auch Servicequalität nachhaltig verbessert. Die nahtlose Integration in bestehende Hotelsoftware, Auszeichnungen wie der Tophotel Star Award sowie zahlreiche positive Praxiserfahrungen zeigen: Der SoftTec Checkin-Kiosk ist eine zukunftsweisende Technologie zur Digitalisierung und Modernisierung von Hotelprozessen.
Quellen:
[1] Tagesschau, 21.07.2023, 65.000 fehlende Mitarbeitende im Gastgewerbe, aufgerufen am 21.07.2025, https://www.tagesschau.de/wirtschaft/arbeitsmarkt/gastgewerbe-hotels-gaststaetten-mitarbeitermangel-100.html#:~:text=Hotels%2C%20Restaurants%2C%20Gastst%C3%A4tten%2065.000%20fehlende%20Mitarbeitende%20im%20Gastgewerbe&text=Verk%C3%BCrzte%20%C3%96ffnungszeiten%2C%20Ruhetage%20oder%20kleinere,sagte%20Sandra%20Warden%20von%20DEHOGA
[2] WKO, 20.11.2024, Neue Kriterien für die Hotelklassifizierung, aufgerufen am 21.07.2025,
https://www.wko.at/oe/tourismus-freizeitwirtschaft/hotellerie/neue-kriterien-fuer-die-hotelklassifizierung#:~:text=Aufnahme%20neuer%20Kriterien%2C%20die%20insbesondere,Fu%C3%9Fabdruck%20nach%20internationalen%20Standards%20messen
Das Herzstück jeder Hotelverwaltung
In einer Welt, in der automatisierte Buchungssysteme, KI-basierte Anwendungen und digitale Services den Hotelalltag prägen, wirkt der Begriff Belegungsplan auf den ersten Blick beinahe altmodisch. Schnell denkt man an bunte Balken, unübersichtliche Raster und handschriftliche Notizen – Erinnerungen an eine vergangene Ära des Hotelmanagements?
Nicht bei SoftTec.
Für uns ist der Belegungsplan kein veraltetes Konzept, sondern das zentrale Steuerungselement – und damit das Herzstück – unserer SoftTec Cloud Hotelsoftware. Er verbindet klassische Übersicht mit modernster Technologie und ist eines der wirkungsvollsten Tools im täglichen Hotelbetrieb. Warum wir gerade in Zeiten der Digitalisierung auf dieses bewährte System setzen und es kontinuierlich weiterentwickeln, erklären wir in diesem Beitrag genauer.
Ein einziger Blick genügt: Der Belegungsplan liefert eine vollständige, visuelle Darstellung der aktuellen Auslastung eines Hotels. Reservierungen, Verfügbarkeiten, Zimmerkategorien, An- und Abreisen – hier laufen alle Prozesse zusammen.
Er dient als digitales Cockpit für den Hotelalltag: Er ist intuitiv, leistungsstark und damit ein echter Zeitsparer im oft stressigen Alltag. Direkt aus dem Plan heraus lassen sich Buchungen anpassen, neue Reservierungen erstellen, Gästedaten einsehen oder Zimmerdetails abrufen – ohne komplizierte Navigation oder lange Ladezeiten. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen.
Natürlich wissen wir, dass der Begriff „Belegungsplan“ auch ein bisschen aus der Zeit gefallen klingen kann. Wir behalten den Begriff bei, modernisieren ihn aber konsequent. Wir bei SoftTec haben es uns zur Aufgabe gemacht, den Belegungsplan neu zu denken – nicht als veraltete Darstellung, sondern als intelligentes, modernes Steuerungstool. Der Plan ist visuell klar strukturiert, individuell anpassbar und maximal benutzerfreundlich.
Und genau diese Punkte machen ihn so leistungsfähig:
Der Belegungsplan der SoftTec Cloud Hotelsoftware überzeugt mit einem modernen, klar strukturierten Interface, das alle Informationen auf einen Blick sichtbar macht. Als visuelles Steuerungstool ist er nicht nur leistungsstark, sondern auch flexibel anpassbar – genau nach den Bedürfnissen des jeweiligen Nutzers.
Jede Benutzerin und jeder Benutzer kann so den eigenen, optimalen Überblick konfigurieren – inklusive benutzerspezifischer Speicherung der Einstellungen.
Buchungen lassen sich ganz einfach per Drag-&-Drop verschieben oder anpassen. Wichtige Informationen wie Gastname, Bezahlstatus oder die gebuchte Rate sind sofort im Plan sichtbar. Für noch mehr Details sorgt ein praktischer Tooltip, der bei Mouseover zusätzliche Infos wie Buchungsdetails oder Rechnungssumme einblendet – direkt im Workflow, ganz ohne extra Klicks.
Welche Informationen angezeigt werden und wann der Tooltip erscheint, lässt sich flexibel in den Grundeinstellungen konfigurieren – für ein Arbeiten, das den individuellen Anforderungen entspricht.
Ein schneller Überblick ist essenziell – doch genauso wichtig ist der direkte Zugriff auf tiefergehende Informationen und Funktionen. Genau hier setzt der Belegungsplan der SoftTec Cloud Hotelsoftware an: So viele Klicks wie nötig, so wenige wie möglich.
Oberfläche und Funktionen sind daher durchdacht miteinander verzahnt:
So wird der Belegungsplan zum effizienten Kontrollzentrum, das alle notwendigen Informationen sichtbar macht – ohne Systemwechsel oder umständliche Navigation.
Ein Blick in die Praxis zeigt: Der Belegungsplan ist bei vielen unserer Kund:innen der meistgenutzte Bereich der gesamten Hotelsoftware. „Das zeigt uns: die Bedürfnisse im Hotelalltag haben sich zwar verändert, aber der Wunsch nach einem zentralen, visuellen Überblick ist geblieben“, bestätigt Carolin Kringe, Head of Sales & Marketing bei SoftTec.
Was den Belegungsplan der SoftTec Cloud Hotelsoftware so besonders macht: Er wird laufend weiterentwickelt – auf Grundlage realer Rückmeldungen unserer Kund:innen.
Regelmäßige Updates sorgen nicht nur für technische Stabilität, sondern bringen auch praxisnahe Optimierungen mit sich. Funktionen wie das Handling von Gruppenbuchungen wurden dank direkter Anwenderhinweise grundlegend überarbeitet – heute sind sie einfacher, schneller und deutlich effizienter in der Anwendung.
Unsere Patch History sowie der regelmäßige Update-Newsletter dokumentieren transparent, welche neuen Funktionen oder Verbesserungen eingeführt wurden – viele davon betreffen direkt oder indirekt den Belegungsplan. So stellen wir sicher, dass unsere Software nicht nur technisch auf dem neuesten Stand ist, sondern auch den echten Bedürfnissen der Hotellerie entspricht.
Einige Anbieter von Hotelsoftware distanzieren sich zunehmend vom klassischen Belegungsplan. Stattdessen setzen sie auf dashboardbasierte Interfaces, automatisierte Assistenten oder rein KI-gesteuerte Abläufe.
Was auf den ersten Blick modern erscheint, entfernt sich jedoch vom praktischen Hotelalltag. Denn in der Praxis vermissen viele Hoteliers genau das, was der Belegungsplan bietet: eine zentrale Übersicht mit maximaler Transparenz und direkter Handlungsfähigkeit.
SoftTec setzt daher auch in der neuen SoftTec Cloud Hotelsoftware bewusst auf beides: ein modernes, konfigurierbares Dashboard für einen ersten Überblick und einen leistungsstarken Belegungsplan als zentrales Steuerungselement. Denn Effizienz entsteht dort, wo Überblick und Funktionalität miteinander verschmelzen.
Der Belegungsplan mag ein Klassiker sein – doch er hat nichts von seiner Relevanz verloren. Im Gegenteil: In einer digitalen Arbeitswelt voller Automatisierung und Komplexität gewinnen Übersichtlichkeit und direkte Steuerung immer mehr an Bedeutung.
Mit modernem Design, smarten Funktionen und kontinuierlichen Weiterentwicklungen machen wir aus einem scheinbar traditionellen Tool ein kraftvolles, zeitgemäßes Instrument, das Hoteliers bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt – und dabei hilft, den Überblick zu behalten, ohne den Fokus zu verlieren.
Denn echte Innovation bedeutet nicht, Altbewährtes zu verwerfen – sondern das Bestehende konsequent besser zu machen.
In unserem Youtube-Tutorial zu aktuellen Neuerungen im Belegungsplan können Sie sich selbst überzeugen: der Belegungsplan in der SoftTec Cloud Hotelsoftware bietet maximale Transparenz, intuitive Bedienbarkeit und ermöglicht effizientes Arbeiten – so macht Hotelsoftware Spaß!
👉 Jetzt anschauen und entdecken, wie moderne Hotelsoftware wirklich funktioniert!
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Mehr InformationenWarum SoftTec als All-in-One-Anbieter Schnittstellen anbietet.
Eine leistungsstarke Hotelsoftware bildet die Basis für effiziente Abläufe, zufriedene Gäste und langfristigen wirtschaftlichen Erfolg – und ist damit das A und O für Hoteliers. Entscheidend für den tatsächlichen Mehrwert einer solchen Lösung ist auch, wie gut sie sich in die bestehende Systemlandschaft eines Hotels einfügt und wie reibungslos der Datenaustausch mit anderen Tools funktioniert. Schnittstellen sorgen für einen nahtlosen Informationsaustausch zwischen verschiedenen Anwendungen wie der Cloud Hotelsoftware, Kassensystemen, Channelmanagern, digitalen Türschlössern oder Buchhaltungsprogrammen. Deshalb messen wir bei SoftTec und unserer Cloud Hotelsoftware dem Thema Schnittstellen besondere Bedeutung bei – ganz bewusst, obwohl bzw. gerade weil wir eine All-in-One-Lösung anbieten.
Ein gutes Beispiel für den hohen Stellenwert funktionierender Schnittstellen ist die Anbindung an Online-Reiseportale (sog. OTAs).
Direktbuchungen über die eigene Website liegen mittlerweile bei rund 31 % der Buchungen – ein bedeutender Anteil, der in vielen Hotels kontinuierlich wächst. Der Vorteil liegt auf der Hand: keine Provisionskosten und direkter Gästekontakt, was langfristig die Kundenbindung stärkt.
Dennoch zeigen aktuelle Zahlen: OTAs bleiben ein zentraler Vertriebskanal. Laut einer Analyse von STR lag ihr Anteil am gesamten Buchungsvolumen zuletzt bei über 50 %.¹ Wer also wettbewerbsfähig bleiben will, sollte neben einem leistungsfähigen Direktbuchungssystem auch auf eine gute Sichtbarkeit auf diversen OTAs setzen.
Und genau hier kommen Schnittstellen ins Spiel – denn nur wenn die verschiedenen Systeme reibungslos miteinander kommunizieren, lassen sich Buchungen effizient und fehlerfrei steuern und steigern.
Eine Schnittstelle ist im Grunde ein digitaler Übersetzer zwischen zwei Programmen und ermöglicht den Datenaustausch zwischen den Lösungen.
Sie sorgen dafür, dass Systeme wie Hotelsoftware, Channelmanager, Kassensysteme oder Buchhaltungsprogramme nahtlos miteinander kommunizieren können. Ohne Schnittstellen müssten Daten manuell übertragen werden – ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess. Schnittstellen automatisieren diese Abläufe, steigern die Effizienz und sorgen für reibungslose Prozesse im Hotelalltag.
Als umfassende All-in-One-Lösung deckt unsere Cloud Hotelsoftware bereits viele zentrale Bereiche des Hotelbetriebs ab – von der Onlinebuchung und dem Check-in über die Gästekommunikation bis hin zur Abrechnung. Gleichzeitig legen wir großen Wert auf Flexibilität und offene Schnittstellen. So ermöglichen wir es jedem Hotel, genau die Tools zu integrieren, die optimal zu den individuellen Anforderungen und bestehenden Systemen passen.
Ein All-in-One-System bringt viele Vorteile mit sich: Es reduziert die Anzahl externer Anbieter, minimiert mögliche Kompatibilitätsprobleme und bietet eine einheitliche Benutzeroberfläche. Dennoch sind wir überzeugt: Offenheit ist der Schlüssel zur Zukunftssicherheit.
Denn jedes Hotel hat seine eigenen Anforderungen – und technologische Entwicklungen schreiten stetig voran.
Dank unserer offenen Schnittstellen bleibt unsere SoftTec Cloud Hotelsoftware flexibel, individuell anpassbar und zukunftsfähig – ganz gleich, welche Herausforderungen und Möglichkeiten die Hotellerie in der Zukunft bereithält.
Entdecken Sie jetzt alle verfügbaren Schnittstellen der SoftTec Cloud Hotelsoftware. Übrigens: Unser Angebot an diesen wird stetig erweitert, daher lohnt es sich, regelmäßig vorbeizuschauen. Werfen Sie gleich einen Blick auf unsere Übersicht – vielleicht ist die das Drittsystem, das Sie für Ihre Arbeit benötigen bereits vorhanden.
Quellen:
[1] Quelle: European Hotel Distribution Study 2014 – 2024, Institut für Tourismus, Fachhochschule Westschweiz Wallis, Prof. Roland Schegg, Siders.
Schritt-für-Schritt-Anleitungen bei Youtube
Digitale Unterstützung wird im Hotelalltag immer wichtiger – insbesondere, wenn es darum geht, Software effizient zu nutzen und neue Mitarbeitende schnell einzuarbeiten. Genau hier setzt unser neuer YouTube-Kanal für SoftTec Tutorials an. Ab sofort stellen wir dort regelmäßig leicht verständliche Videoanleitungen zur SoftTec Cloud Hotelsoftware bereit.
Unser Ziel ist es, Ihnen praxisnahe Hilfestellungen zu bieten, die direkt im Arbeitsalltag eingesetzt werden können. Ob beim Check-in, bei der Rechnungsstellung oder der Zimmerverwaltung – die Tutorials zeigen anhand konkreter Anwendungsfälle, wie sich Aufgaben im System schnell und korrekt umsetzen lassen. Das Beste daran: Die Videos sind jederzeit abrufbar und ermöglichen es Ihnen und Ihrem Team, sich genau dann Unterstützung zu holen, wenn sie benötigt wird.
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Mehr InformationenAlle Tutorials finden Sie auf unserem offiziellen Kanal:
Mit den Tutorials wollen wir Ihnen eine wertvolle Hilfestellung bieten. Wir möchten die Nutzung der Cloud Hotelsoftware erleichtern und eine zeitsparende Unterstützung an die Hand geben – verständlich, gut erklärt und jederzeit verfügbar . Egal ob Einsteiger oder erfahrener Anwender: Unsere Videos machen den Umgang mit der SoftTec Cloud Hotelsoftware noch einfacher.
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